Priemerný administratívny pracovník príjme zhruba 80 emailov denne. Pri takomto množstve sa môže stať, že nejakú správu si nevšimne. Nasledujte tieto jednoduché pravidlá a váš email určite nebude prehliadnutý:

1. Nebuďte príliš komunikatívny– najväčším zdrojom stresu v práci je množstvo prijatých emailov, preto si najskôr rozmyslite, či je naozaj nutné písať ho. Pri preposielaní sa ubezpečte, že ste vymazali históriu konverzácií. Ak nemáte pre adresáta dobré správy, vykomunikujte si to radšej osobne.
2. Uvádzajte predmet správy– upútava totiž pozornosť a je zhrnutím obsahu posielanej správy. Ponúka tak možnosť, či si email prečítate alebo nie. Ak neuvediete predmet, adresát si vašu správu nemusí všimnúť. Môžete uviesť aj dátum, ak posielate pravidelnú aktualizáciu vašej správy, napríklad týždenný report. Ak potrebujete odpoveď, pokojne do predmetu uveďte „Prosím odpovedať do…“
3. Vyjadrujte sa stručne a jasne– píšte radšej kratšie vety a smerujte k pointe. Úvod by mal byť priamy a obsahovať relevantné informácie. Ak potrebujete komunikovať o viacerých rôznych témach, je vhodné napísať nový email pre každý predmet. Dôležité je však nájsť rovnováhu – tak, aby ste zase adresáta nebombardovali niekoľkými desiatkami emailov.
4. Buďte slušní– vyhnite sa neformálnemu vyjadrovaniu, slangu. Emotikony používajte len keď sa poznáte.
5. Dbajte na tón reči– je to ťažké, keďže sa s adresátom nerozprávate tvárou v tvár a ľahko môže dôjsť k nedorozumeniu. Skúste sa preto vyhnúť dvojzmyselným slovám.
6. Skontrolujte si gramatické chyby– pred odoslaním správy by ste si mali skontrolovať gramatiku, interpunkciu, preklepy…, pretože je to vaša vizitka, tak ako oblečenie napríklad., dbajte aj na dĺžku emailu. Ľudia majú radi stručnosť.

Mnohí z nás denne čítajú a píšu emaily avšak treba si uvedomiť, že naše odkazy môžu byť pre iných nezrozumiteľné. Mali by byť odrazom vašej profesionality, hodnôt a zmyslu pre detail.